取り込みと分類
メール、アップロード用ポータル、モバイル撮影から文書を集め、抽出前に文書の種類を判別します。
配送証明ワークフローを見る
文書インテリジェンスが役立つ場面
文書ワークフローの効果が大きいのは、同じ種類の書類が毎日届き、現在は誰かが手作業で再入力や確認をしている業務です。
抽出と検証
判読できる手書きを含めて必要な項目を読み取り、想定値や該当する注文と照合します。
DONE Deliveriesの事例を読む例外の確認
署名の欠落、不明瞭な項目、不一致は、文書の画像と提案値とともに確認キューに送ります。
担当者による確認流れの例
文書が記録になるまで
配送証明書類の例です。データは架空のもので、項目、チェック、承認は導入ごとに合意します。
受け取り
ドライバーが署名済みの納品書を撮影し、合意した経路で提出します。
分類と抽出
文書の種類を判別し、参照番号、日付、荷受人、署名を読み取ります。
確認と照合
読み取った値を、輸送管理システム上の注文や想定される形式と照合します。
承認または確認
一致した記録は次の工程に渡します。署名がない場合は、担当者が確認できるようキューに入れます。
担当者による確認
不確かな結果は確認のために保留されます
ワークフローごとに、必須項目、一致とみなす条件、常に担当者の確認が必要なケースを定めます。
- 確認時は、抽出した値の横に元の画像を表示します。
- 必須項目が欠けている、または不明瞭な場合は記録を保留します。
- 次のシステムには承認済みの値だけを書き込みます。
- 例外の理由を記録し、繰り返し起きる問題を発生元で解決できるようにします。
よくある質問
手書きが判読でき、想定される項目が分かっていれば、多くの場合は読み取れます。要件整理の段階で実際の文書を使って検証し、不明瞭な項目は確認に回します。
納品書、CMR、注文書、請求書、各種フォームなど、目的がはっきりした定型的な業務文書です。レイアウトは異なっていても構いません。
チェックまたは確認担当者による承認を経てから、TMS、ERP、スプレッドシート、顧客ポータルなど、ワークフローで合意したシステムに送られます。
要件整理の段階で、言語、精度、応答速度、データの取り扱いに関する要件に基づき、タスクごとにモデルと提供元を選びます。ワークフローは特定の提供元に依存しないため、合意した要件が変われば後から手順単位で変更できます。
