História de cliente / Construção
Grande empresa de construção no Reino Unido
Encomendas de materiais e verificação de preços que mantêm cada libra visível, da estimativa à fatura
Uma grande empresa de construção no Reino Unido gasta cerca de dois terços do valor de cada contrato em materiais, mas cada preço era definido e verificado de novo à mão em várias fases, em folhas de cálculo separadas e com meses de intervalo. A Multibot criou uma automação de encomendas que lê os documentos dos fornecedores, acompanha cada linha de material da estimativa à fatura e assinala qualquer diferença face ao preço acordado, para que os fornecedores cumpram os preços que acordaram, juntamente com um agente de pesquisa de preços que compara as tabelas de preços dos próprios fornecedores da empresa para encontrar a melhor compra. Em conjunto, permitem poupar 15% em materiais. Ambos funcionam dentro de um portal de administração onde a equipa revê, aprova e controla cada passo.
- Cada preço é acompanhado ao longo de todo o ciclo da encomenda. Os preços da estimativa, do orçamento, do contrato, da nota de encomenda, da confirmação de encomenda e da fatura aparecem lado a lado em cada linha de material, cada um ligado ao respetivo documento de origem.
- As faturas são verificadas automaticamente. Cada fatura é associada à encomenda e à confirmação certas, incluindo encomendas faturadas em várias faturas, e qualquer diferença face ao preço acordado é apresentada em libras, para que os fornecedores cumpram os preços que acordaram.
- A pesquisa de preços compara fornecedores em cerca de um minuto. Uma lista de quase 500 materiais é orçamentada face a todas as tabelas de preços de fornecedores carregadas, com a opção mais barata, um total com um único fornecedor e alternativas próximas.
- As pessoas aprovam cada alteração no portal de administração. Tudo aquilo de que os agentes não têm certeza fica retido para revisão, e nada é registado num projeto sem a aprovação de uma pessoa.
15%
Menor gasto em materiais ao comprar ao melhor preço disponível e ao exigir que os fornecedores cumpram os preços que acordaram.
43.000+
Preços de 14 fornecedores carregados num único catálogo pesquisável.
24-27%
Diferença entre armazenistas para produtos idênticos, detetada ao comparar as linhas das faturas com as tabelas de preços dos fornecedores.
Cerca de um minuto
Para orçamentar quase 500 materiais em todos os fornecedores carregados, face a cerca de quatro minutos na primeira versão.
Incluído em todas as soluções
Cada solução Multibot inclui o seu próprio portal de administração
Os agentes fazem o trabalho de rotina em segundo plano. O portal é onde a sua equipa vê cada item que trataram, revê as exceções, aprova alterações e ajusta definições, com um histórico completo de quem fez o quê.
- Estado em tempo real de cada item, da entrada à conclusão
- Exceções em fila para revisão e aprovação pela sua equipa
- Histórico completo das ações dos agentes e da equipa
- Utilizadores, regras e definições geridos pela sua equipa
Os preços dos materiais eram reintroduzidos e verificados à mão em cada fase
Os materiais representam cerca de dois terços do valor de um contrato, mas ninguém conseguia ver a estimativa face à fatura num só lugar
Cada preço de material era definido quatro vezes, com meses de intervalo, por pessoas diferentes em folhas de cálculo diferentes: na estimativa feita a partir dos desenhos, de novo quando o contrato era fechado, outra vez quando as encomendas eram emitidas e enviadas aos armazenistas e, por fim, quando chegavam as faturas.
As confirmações de encomenda eram verificadas a olho e as faturas eram associadas à mão às linhas das notas de encomenda, por vezes com um único email a abranger várias obras. Pequenos desvios de preço eram aceites porque não havia forma simples de os ver, e ninguém tinha uma visão consolidada do que foi estimado face ao que foi faturado.
- Os preços de estimativa, contrato, encomenda e fatura estavam em folhas de cálculo e sistemas separados.
- As confirmações de encomenda e as faturas eram verificadas linha a linha, à mão.
- O mesmo produto podia ter preços muito diferentes consoante o armazenista.
- Não existia uma visão única do custo estimado face ao custo faturado por projeto.
Fluxo de automação
Como funcionam agora as encomendas e a verificação de preços
A Multibot liga os documentos que a equipa já recebe a um único registo por linha de material, para que preços, encomendas e faturas sejam comparados automaticamente e só as exceções cheguem a uma pessoa.
Conjunto de capacidades
O que a Multibot criou para a empresa de construção
Dois agentes ligados, um para a automação de encomendas e outro para a pesquisa de preços, que trabalham a partir de um único registo de cada linha de material e dos próprios dados de fornecedores da empresa.
Leitura de documentos em qualquer formato
Folhas de cálculo, PDF e emails guardados dos armazenistas são convertidos em linhas estruturadas, com o documento de origem guardado ao lado.
Acompanhamento de encomendas do orçamento à fatura
As quantidades encomendadas, confirmadas e faturadas ficam visíveis para cada linha de material em cada projeto.
Verificação automática de faturas
A faturação a mais e a menos é calculada em libras e pode ser exportada para Excel ou CSV para a equipa de contabilidade.
Agente de pesquisa de preços
Encontra o mesmo produto ou um equivalente nas tabelas de preços dos fornecedores por código e descrição, e explica porque é que uma linha não pôde ser orçamentada.
Preços baseados em regras
A IA identifica os produtos; os preços e as condições de conta são aplicados por regras fixas, pelo que o agente não pode alterar o que é orçamentado.
Dashboard multiprojeto
Uma única vista do custo estimado face ao custo encomendado e faturado em todos os projetos.
Portal de administração
Um portal de administração onde a equipa mantém o controlo
Ambos os agentes funcionam dentro de um portal de administração criado para as equipas de compras, contratos e contabilidade da empresa. Cada pessoa tem o seu próprio acesso, e cada ação fica registada num histórico em linguagem simples que pode ser exportado.
A equipa gere fornecedores, condições de conta, escalões de desconto e versões das tabelas de preços, adiciona novas tabelas com um assistente guiado e é avisada quando uma tabela de preços está desatualizada. Definições como utilizadores, limites de custo de IA e atualidade das tabelas de preços são controladas pela empresa.
- Rever cada leitura de documento ao lado do original antes de a guardar.
- Aprovar os resultados da pesquisa de preços antes de chegarem a uma estimativa, um orçamento ou um contrato.
- Gerir fornecedores, condições de conta e versões das tabelas de preços num só lugar.
- Ver quem fez o quê num histórico completo, com anular e refazer.
- Controlar utilizadores, limites de custo de IA e atualidade das tabelas de preços nas definições.
Resultados
O que a empresa de construção ganhou
Os custos dos materiais estão agora visíveis da estimativa à fatura num só lugar, a empresa poupa 15% em materiais, os fornecedores cumprem os preços que acordaram e as discrepâncias nas faturas surgem automaticamente, em vez de dependerem de verificações linha a linha.
Visibilidade
Um registo por linha de material
Os preços de estimativa, orçamento, contrato, encomenda, confirmação e fatura ficam juntos, cada um ligado ao respetivo documento.
Poupança
15% poupados em materiais
Comprar ao melhor preço disponível e exigir que os fornecedores cumpram os preços acordados reduziu o gasto em materiais.
Rapidez
Preços de fornecedores comparados em cerca de um minuto
Uma lista de quase 500 materiais é orçamentada em todas as tabelas de preços de fornecedores carregadas.
Controlo
Só as exceções chegam às pessoas
As associações incertas e as diferenças de faturação ficam retidas para revisão no portal de administração.
Construa o seu próprio fluxo de compras
Se os preços dos materiais ainda são verificados à mão em cada fase, há poupanças a escapar.
A Multibot pode transformar as suas estimativas, tabelas de preços de fornecedores, encomendas e faturas em agentes de encomendas e de pesquisa de preços, com um portal de administração onde a sua equipa revê e aprova cada passo.