Historia klienta / Budownictwo
Duża organizacja budowlana w Wielkiej Brytanii
Zamówienia materiałów i kontrola cen, dzięki którym każdy funt jest widoczny - od kosztorysu po fakturę
Duża organizacja budowlana w Wielkiej Brytanii przeznacza na materiały około dwóch trzecich wartości każdego kontraktu, a mimo to każda cena materiału była ustalana i ponownie sprawdzana ręcznie na kilku etapach, w osobnych arkuszach kalkulacyjnych, w odstępie wielu miesięcy. Multibot zbudował automatyzację zamówień, która odczytuje dokumenty od dostawców, śledzi każdą pozycję materiałową od kosztorysu po fakturę i sygnalizuje każdą różnicę względem uzgodnionej ceny, dzięki czemu dostawcy dotrzymują uzgodnionych cen, a także agenta wyszukiwarki cen, który porównuje własne cenniki dostawców organizacji, aby znaleźć najkorzystniejszy zakup. Razem pozwalają zaoszczędzić 15% na materiałach. Oba rozwiązania działają w portalu administracyjnym, w którym zespół przegląda, zatwierdza i kontroluje każdy krok.
- Każda cena jest śledzona przez cały cykl zamówienia. Ceny z kosztorysu, oferty, kontraktu, zamówienia zakupu, potwierdzenia zamówienia i faktury są zestawione obok siebie dla każdej pozycji materiałowej, a każda z nich jest powiązana z dokumentem źródłowym.
- Faktury są sprawdzane automatycznie. Faktury są przypisywane do właściwego zamówienia i potwierdzenia, również wtedy, gdy zamówienie rozliczono kilkoma fakturami, a każda różnica względem uzgodnionej ceny jest wykazywana w funtach, dzięki czemu dostawcy dotrzymują uzgodnionych cen.
- Wyszukiwarka cen porównuje dostawców w około minutę. Lista blisko 500 materiałów jest wyceniana na podstawie każdego wczytanego cennika dostawcy - z najtańszą opcją, sumą dla jednego dostawcy i zbliżonymi alternatywami.
- Każdą zmianę zatwierdzają ludzie w portalu administracyjnym. Wszystko, czego agenci nie są pewni, trafia do weryfikacji i nic nie jest zapisywane w projekcie bez zgody człowieka.
15%
Niższe wydatki na materiały dzięki zakupom po najlepszej dostępnej cenie i rozliczaniu dostawców z uzgodnionych cen.
43 000+
Ceny od 14 dostawców wczytane do jednego katalogu z wyszukiwarką.
24-27%
Różnica między hurtowniami dla identycznych produktów, wykryta podczas porównywania pozycji faktur z cennikami dostawców.
Około minuty
Tyle trwa wycena blisko 500 materiałów u wszystkich wczytanych dostawców - wobec około czterech minut w pierwszej wersji.
W zestawie z każdym rozwiązaniem
Każde rozwiązanie Multibot ma własny portal administracyjny
Agenci wykonują rutynową pracę w tle. Portal to miejsce, w którym Twój zespół widzi każdą obsłużoną sprawę, weryfikuje wyjątki, zatwierdza zmiany i dostosowuje ustawienia - z pełną historią tego, kto i co zrobił.
- Bieżący status każdej sprawy - od przyjęcia po realizację
- Wyjątki w kolejce do weryfikacji i zatwierdzenia przez Twój zespół
- Pełna historia działań agentów i zespołu
- Użytkownicy, reguły i ustawienia zarządzane przez Twój zespół
Ceny materiałów były przepisywane i sprawdzane ręcznie na każdym etapie
Materiały stanowią około dwóch trzecich wartości kontraktu, ale nikt nie widział kosztorysu i faktury w jednym miejscu
Każda cena materiału była ustalana czterokrotnie, w odstępie miesięcy, przez różne osoby w różnych arkuszach: w kosztorysie sporządzanym na podstawie rysunków, ponownie przy uzgadnianiu kontraktu, kolejny raz przy składaniu zamówień i wysyłaniu ich do hurtowni, a na końcu przy otrzymaniu faktur.
Potwierdzenia zamówień sprawdzano „na oko”, a faktury przypisywano do pozycji zamówień zakupu ręcznie - czasem jeden e-mail dotyczył kilku budów. Drobne odchylenia cen akceptowano, bo nie było łatwego sposobu, by je dostrzec, i nikt nie miał zbiorczego widoku tego, co zostało skosztorysowane, w zestawieniu z tym, co zafakturowano.
- Ceny z kosztorysu, kontraktu, zamówienia i faktury były rozproszone w osobnych arkuszach i systemach.
- Potwierdzenia zamówień i faktury sprawdzano ręcznie, pozycja po pozycji.
- Identyczne produkty mogły mieć bardzo różne ceny w różnych hurtowniach.
- Brakowało jednego widoku kosztu skosztorysowanego w zestawieniu z zafakturowanym dla każdego projektu.
Przepływ automatyzacji
Jak teraz działają zamówienia i kontrola cen
Multibot łączy dokumenty, które zespół już otrzymuje, w jeden rekord dla każdej pozycji materiałowej, dzięki czemu ceny, zamówienia i faktury są porównywane automatycznie, a do człowieka trafiają tylko wyjątki.
Zestaw możliwości
Co Multibot zbudował dla organizacji budowlanej
Dwóch połączonych agentów - do automatyzacji zamówień i wyszukiwania cen - pracujących na jednym rekordzie każdej pozycji materiałowej i na własnych danych dostawców organizacji.
Odczyt dokumentów w każdym formacie
Arkusze kalkulacyjne, pliki PDF i zapisane wiadomości e-mail od hurtowni są przekształcane w ustrukturyzowane pozycje, a dokument źródłowy jest przechowywany obok.
Śledzenie zamówień od oferty po fakturę
Ilości zamówione, potwierdzone i zafakturowane są widoczne dla każdej pozycji materiałowej w każdym projekcie.
Automatyczna kontrola faktur
Zawyżone i zaniżone kwoty są wyliczane w funtach i można je wyeksportować do Excela lub CSV dla działu księgowości.
Agent wyszukiwarki cen
Znajduje ten sam lub równoważny produkt w cennikach dostawców po kodzie i opisie oraz wyjaśnia, dlaczego danej pozycji nie udało się wycenić.
Wycena oparta na regułach
AI identyfikuje produkty, a ceny i warunki handlowe są stosowane według stałych reguł, więc agent nie może zmienić tego, co zostaje wycenione.
Pulpit dla wszystkich projektów
Jeden widok kosztów skosztorysowanych w zestawieniu z zamówionymi i zafakturowanymi we wszystkich projektach.
Portal administracyjny
Portal administracyjny, w którym zespół zachowuje kontrolę
Obaj agenci działają w portalu administracyjnym zbudowanym dla zespołu zakupów, kontraktów i księgowości organizacji. Każda osoba ma własny login, a każde działanie jest zapisywane w zrozumiałej historii, którą można wyeksportować.
Zespół zarządza dostawcami, warunkami handlowymi, progami rabatowymi i wersjami cenników, dodaje nowe cenniki za pomocą kreatora i otrzymuje ostrzeżenie, gdy cennik jest nieaktualny. Ustawienia takie jak użytkownicy, limity kosztów AI i aktualność cenników kontroluje organizacja.
- Weryfikuj każdy odczyt dokumentu obok oryginału, zanim zostanie zapisany.
- Zatwierdzaj wyniki wyszukiwarki cen, zanim trafią do kosztorysu, oferty lub kontraktu.
- Zarządzaj dostawcami, warunkami handlowymi i wersjami cenników w jednym miejscu.
- Sprawdzaj, kto i co zrobił, w pełnej historii z możliwością cofania i ponawiania zmian.
- Kontroluj użytkowników, limity kosztów AI i aktualność cenników w ustawieniach.
Rezultaty
Co zyskała organizacja budowlana
Koszty materiałów są teraz widoczne od kosztorysu po fakturę w jednym miejscu, organizacja oszczędza 15% na materiałach, dostawcy są rozliczani z uzgodnionych cen, a rozbieżności na fakturach ujawniają się automatycznie, bez sprawdzania pozycja po pozycji.
Przejrzystość
Jeden rekord dla każdej pozycji materiałowej
Ceny z kosztorysu, oferty, kontraktu, zamówienia, potwierdzenia i faktury są zebrane razem, a każda jest powiązana ze swoim dokumentem.
Oszczędności
15% oszczędności na materiałach
Zakupy po najlepszej dostępnej cenie i rozliczanie dostawców z uzgodnionych cen obniżyły wydatki na materiały.
Szybkość
Ceny dostawców porównane w około minutę
Lista blisko 500 materiałów jest wyceniana na podstawie wszystkich wczytanych cenników dostawców.
Kontrola
Do ludzi trafiają tylko wyjątki
Niepewne dopasowania i różnice w fakturowaniu czekają na weryfikację w portalu administracyjnym.
Zbuduj własny workflow zakupowy
Jeśli ceny materiałów wciąż są sprawdzane ręcznie na każdym etapie, oszczędności przeciekają przez palce.
Multibot może przełożyć Twoje kosztorysy, cenniki dostawców, zamówienia i faktury na agentów do zamówień i wyszukiwania cen, z portalem administracyjnym, w którym Twój zespół weryfikuje i zatwierdza każdy krok.