Wysokowolumenowe przyjęcie dokumentów
Obsługiwać 10 000 stron proof-of-delivery miesięcznie bez zmuszania zespołu biurowego do ręcznego otwierania, sortowania i przygotowywania każdego pliku.
Historia klienta / Logistyka
AUTOMATYZACJA RĘCZNYCH I OSTEMPLOWANYCH POD
Od ręcznych dokumentów kierowców do zweryfikowanych POD-ów gotowych dla klienta
DONE Deliveries to europejska firma logistyczna specjalizująca się w drogowych rozwiązaniach transportowych na żądanie - od samochodów dostawczych po ciężarówki sztywne i naczepy - łącząca technologię z bezpośrednim wsparciem operacyjnym.
DONE Deliveries zamieniło pracochłonne sprawdzanie proof-of-delivery w kontrolowany workflow automatyzacji. Multibot odczytuje ręczne i ostemplowane dokumenty kierowców, sprawdza je względem reguł dostawy i rekordów TMS, a zespołowi do przejrzenia przekazuje tylko wyjątki.
- Nieuporządkowane dokumenty stają się zweryfikowanym proof. Zdjęcia, pismo ręczne, stemple i podpisy trafiają do wiarygodnych rekordów proof-of-delivery.
- Złożone kryteria są sprawdzane automatycznie. Dowody, typ dokumentu, wymagane pola i dopasowanie TMS są walidowane spójnie.
- Zespół sprawdza tylko wyjątki. Niska pewność, brak stempla, nieczytelność lub niedopasowanie trafiają do przeglądu admin.
PRZETWORZONE DO DZIŚ50 029 stron
Przetworzone dotąd przez zautomatyzowany workflow.
POMYŚLNIE PRZETWORZONE98,5%
Przetworzone pomyślnie end to end.
AUTOMATYCZNY WORKFLOW100%
Dokumentów przechodzi przez zautomatyzowany workflow.
W zestawie z każdym rozwiązaniem
Każde rozwiązanie Multibot ma własny portal administracyjny
Agenci wykonują rutynową pracę w tle. Portal to miejsce, w którym Twój zespół widzi każdą obsłużoną sprawę, weryfikuje wyjątki, zatwierdza zmiany i dostosowuje ustawienia - z pełną historią tego, kto i co zrobił.
- Bieżący status każdej sprawy - od przyjęcia po realizację
- Wyjątki w kolejce do weryfikacji i zatwierdzenia przez Twój zespół
- Pełna historia działań agentów i zespołu
- Użytkownicy, reguły i ustawienia zarządzane przez Twój zespół
Wąskim gardłem była walidacja ręcznych, ostemplowanych dokumentów, nie tylko OCR
Każda strona musiała zostać sprawdzona względem reguł biznesowych, zanim można było jej zaufać
Wyzwanie DONE Deliveries nie polegało wyłącznie na odczytaniu tekstu ze strony. Kierowcy wysyłali telefonem zdjęcia ręcznie wypełnianych i ostemplowanych dokumentów dostawy w różnych formatach, jakościach i orientacjach. Część z nich była CMR-ami, a część dokumentami pomocniczymi, które nadal trzeba było rozpoznać, odfiltrować lub poprawnie skierować.
Przed automatyzacją zespół musiał ręcznie interpretować nieuporządkowane dokumenty, potwierdzać stemple i podpisy, identyfikować typy dokumentów, dopasowywać dane dostawy do TMS i decydować, czy każdy rekord spełnia złożone kryteria akceptacji. Tworzyło to powtarzalne i podatne na błędy wąskie gardło administracyjne w procesie, który musiał działać szybko, dokładnie i w skali miesięcznej.
- Zdjęcia przesyłane przez kierowców przychodziły z różną jakością, orientacją, pismem ręcznym i stemplami.
- System musiał odróżnić CMR-y od plików pomocniczych przed wyodrębnieniem ręcznie wpisanych pól dostawy.
- Stemple, podpisy, daty, referencje, strony i rekordy TMS musiały spełniać złożone kryteria walidacji.
- Brakujące stemple, nieczytelne pismo, niska pewność i niedopasowania musiały trafiać do wyjątków administracyjnych.
- Końcowe pakiety proof-of-delivery musiały być przygotowywane spójnie do przekazania klientowi.
Przebieg automatyzacji
Jak workflow działa teraz
Multibot zamienia trudną walidację ręcznych i ostemplowanych dokumentów w kontrolowany workflow. Szczegółowy widok poniżej pokazuje, jak zdjęcia od kierowców przechodzą przez korektę, klasyfikację, ekstrakcję, sprawdzenie kryteriów, dopasowanie TMS, wyjątki i utworzenie finalnego pakietu proof.
- 01
Kierowca przesyła dokumenty dostawy
Kierowcy wysyłają dokumenty proof-of-delivery jako zdjęcia, w tym CMR-y i powiązane pliki pomocnicze.
- 02
Przyjęcie przez e-mail i API
Dokumenty trafiają przez istniejące kanały intake i są automatycznie kierowane do Multibota.
- 03
Korekta i przygotowanie obrazu
Multibot przygotowuje każdy obraz do przetwarzania, w tym obraca źle ustawione zdjęcia i poprawia czytelność ręcznych oraz ostemplowanych dokumentów.
- 04
Ekstrakcja pisma ręcznego, stempli i dokumentu
System rozpoznaje, czy plik jest CMR-em czy innym typem dokumentu, a następnie wyodrębnia odpowiednie ręczne pola, stemple, podpisy i dowody dostawy z poprawnych dokumentów.
- 05
Złożona walidacja, dopasowanie TMS i przegląd admin
Wyodrębnione dane są sprawdzane względem wymaganych kryteriów, dowodów ze stempli i podpisów oraz rekordów systemu zarządzania transportem. Wyjątki, niepewne rekordy lub dokumenty inne niż CMR trafiają do przeglądu administracyjnego.
- 06
Utworzenie finalnego pakietu proof
Poprawne, dopasowane dokumenty są przygotowywane do końcowego pakietu proof-of-delivery, gotowego do przekazania klientowi.
Stos możliwości
Co Multibot zautomatyzował dla DONE Deliveries
To nie było demo OCR oparte na jednym modelu ani prosty skrypt do przepisywania danych. Multibot dostarczył produkcyjny workflow dla ręcznie wypełnianych i ostemplowanych dokumentów proof-of-delivery, obejmujący intake, przygotowanie obrazów, klasyfikację, ekstrakcję, złożoną walidację, dopasowanie, obsługę wyjątków i widoczność administracyjną.
Korekta obrazu przed przetwarzaniem
Automatycznie przygotowuje zdjęcia od kierowców, obracając źle ustawione obrazy i poprawiając czytelność ręcznie wypełnianych oraz ostemplowanych dokumentów przed ekstrakcją.
Klasyfikacja CMR i non-CMR
Rozpoznanie, czy każdy przesłany dokument jest CMR-em czy innym typem pliku, aby właściwe pliki przechodziły dalej, a wyjątki trafiały we właściwe miejsce.
Dopasowanie i walidacja TMS
Walidacja stempli, podpisów, referencji, dat, stron i wyodrębnionych danych dostawy względem rekordów transportowych, zanim dokument zostanie zaakceptowany w finalnym workflow.
Izolacja wyjątków
Wyświetlanie brakujących stempli, nieczytelnego pisma, rekordów o niskiej pewności, niedopasowanych dokumentów, brakujących danych i dokumentów non-CMR wymagających uwagi administratora.
Widoczność workflow dla administratorów
Workspace administracyjny, w którym zespół może śledzić status przetwarzania, sprawdzać wyjątki i zachować kontrolę nad pełnym procesem proof-of-delivery.
Inteligencja portalu
Workspace administracyjny ponad automatyzacją
DONE Deliveries nie potrzebowało tylko przetwarzania w tle. Zespół potrzebował sposobu na nadzorowanie automatyzacji, rozumienie, gdzie dokumenty znajdują się w workflow, i interwencję tylko wtedy, gdy jest wymagana.
Multibot zapewnił warstwę administracyjną, w której użytkownicy mogą śledzić intake dokumentów, status przetwarzania, wyniki klasyfikacji, wyniki walidacji, dopasowanie TMS i wyjątki. Zespół zachowuje pełną kontrolę i widoczność każdego rekordu - udanego lub nieudanego - a system wskazuje wyjątki, które wymagają uwagi człowieka.
- Śledzenie dokumentów od intake do przygotowania finalnego pakietu proof.
- Informacja, czy plik został sklasyfikowany jako CMR czy inny typ dokumentu.
- Przegląd wyników przetwarzania obrazu, ekstrakcji i dopasowania.
- Identyfikacja niedopasowanych rekordów, przypadków o niskiej pewności i wyjątków do ręcznego przeglądu.
- Kontrola operacyjna bez powrotu do sprawdzania dokumentów w skrzynce odbiorczej.
Opinia klienta
“Chętnie polecamy Multibot i już przygotowujemy się do kolejnych wspólnych projektów.”
Rezultaty
Co odzyskało DONE Deliveries
DONE Deliveries zastąpiło powtarzalne ręczne sprawdzanie dokumentów kontrolowanym workflow automatyzacji, który przetwarza wysoki miesięczny wolumen, poprawia zdjęcia od kierowców, odczytuje ręczne i ostemplowane dowody CMR, waliduje rekordy względem złożonych kryteriów i danych TMS oraz daje administratorom widoczność pełnego procesu.
Przetwarzanie
98,5% pomyślnie przetworzonych
Dokumenty są pomyślnie przetwarzane end to end przez zautomatyzowany workflow proof-of-delivery.
Skala
50 029 stron przetworzonych do dziś
Workflow obsługuje rzeczywisty wolumen proof-of-delivery bez skalowania zespołu administracyjnego w tym samym tempie.
Praca admin
100% dokumentów przechodzi przez zautomatyzowany workflow
Multibot automatyzuje proces proof-of-delivery: rotację obrazów, identyfikację dokumentów, ekstrakcję ręcznych CMR-ów, walidację stempli i podpisów, walidację TMS i przygotowanie pakietu.
Kontrola
Widoczny workflow administracyjny
Zespół może monitorować status dokumentów, sprawdzać wyjątki i śledzić każdy rekord w całym procesie proof-of-delivery.
Następne kroki
Multibot może zamapować kanały intake, typy dokumentów, wymagania przetwarzania obrazu, reguły dopasowania, progi wyjątków i workflow administracyjny w jedną warstwę operacyjną dla automatyzacji dokumentów logistycznych.