Histoire client / Construction
Grande entreprise de construction au Royaume-Uni
Des commandes de matériaux et des contrôles de prix qui gardent chaque livre visible, du chiffrage à la facture
Une grande entreprise de construction au Royaume-Uni consacre environ deux tiers de la valeur de chaque contrat aux matériaux. Pourtant, chaque prix était fixé puis revérifié à la main à plusieurs étapes, dans des tableurs distincts, à plusieurs mois d’intervalle. Multibot a conçu une automatisation des commandes qui lit les documents fournisseurs, suit chaque ligne de matériau du chiffrage à la facture et signale tout écart par rapport au prix convenu, pour que les fournisseurs respectent les prix qu’ils ont acceptés, ainsi qu’un agent de recherche de prix qui compare les tarifs des propres fournisseurs de l’entreprise pour identifier le meilleur achat. Ensemble, ils permettent d’économiser 15 % sur les matériaux. Les deux fonctionnent dans un portail d’administration où l’équipe examine, approuve et pilote chaque étape.
- Chaque prix est suivi tout au long du cycle de commande. Les prix du chiffrage, du devis, du contrat, du bon de commande, de la confirmation de commande et de la facture figurent côte à côte pour chaque ligne de matériau, chacun relié à son document source.
- Les factures sont contrôlées automatiquement. Chaque facture est rapprochée de la bonne commande et de la bonne confirmation, y compris lorsqu’une commande est facturée en plusieurs fois, et tout écart par rapport au prix convenu est affiché en livres sterling, pour que les fournisseurs respectent les prix qu’ils ont acceptés.
- La recherche de prix compare les fournisseurs en une minute environ. Une liste de près de 500 matériaux est chiffrée sur l’ensemble des tarifs fournisseurs chargés, avec l’option la moins chère, un total chez un fournisseur unique et des alternatives proches.
- Chaque modification est approuvée par une personne dans le portail d’administration. Tout ce dont les agents ne sont pas sûrs est mis en attente de validation, et rien n’est enregistré dans un projet sans l’accord d’une personne.
15 %
Des dépenses de matériaux réduites en achetant au meilleur prix disponible et en obligeant les fournisseurs à respecter les prix convenus.
43 000+
Les prix de 14 fournisseurs réunis dans un seul catalogue consultable.
24-27%
Écart entre négociants pour des produits identiques, relevé en confrontant les lignes de facture aux tarifs fournisseurs.
Environ une minute
Pour chiffrer près de 500 matériaux chez tous les fournisseurs chargés, contre environ quatre minutes dans la première version.
Inclus dans chaque solution
Chaque solution Multibot est livrée avec son propre portail d’administration
Les agents prennent en charge le travail routinier en arrière-plan. Le portail est l’endroit où votre équipe voit chaque élément traité, examine les exceptions, approuve les modifications et ajuste les paramètres, avec un historique complet de qui a fait quoi.
- Statut en temps réel de chaque élément, de la réception à la clôture
- Exceptions mises en file pour examen et approbation par votre équipe
- Historique complet des actions des agents et de l’équipe
- Utilisateurs, règles et paramètres gérés par votre équipe
Les prix des matériaux étaient ressaisis et revérifiés à la main à chaque étape
Les matériaux représentent environ deux tiers de la valeur d’un contrat, mais personne ne pouvait comparer chiffrage et facture au même endroit
Chaque prix de matériau était fixé quatre fois, à plusieurs mois d’intervalle, par des personnes différentes dans des tableurs différents : dans le chiffrage établi à partir des plans, de nouveau à la signature du contrat, encore lors de l’émission des commandes envoyées aux négociants, et enfin à l’arrivée des factures.
Les confirmations de commande étaient vérifiées à l’œil et les factures rapprochées à la main des lignes de bons de commande, parfois avec un seul e-mail couvrant plusieurs chantiers. Les petites dérives de prix étaient acceptées faute de moyen simple de les repérer, et personne n’avait de vue consolidée du chiffré par rapport au facturé.
- Les prix du chiffrage, du contrat, des commandes et des factures étaient dispersés entre tableurs et systèmes.
- Les confirmations de commande et les factures étaient vérifiées ligne par ligne, à la main.
- Un même produit pouvait être facturé à des prix très différents selon le négociant.
- Il n’existait aucune vue unique du coût chiffré par rapport au coût facturé, projet par projet.
Flux d’automatisation
Comment fonctionnent désormais les commandes et les contrôles de prix
Multibot relie les documents que l’équipe reçoit déjà à un enregistrement unique par ligne de matériau, afin que prix, commandes et factures soient comparés automatiquement et que seules les exceptions remontent à une personne.
Stack de capacités
Ce que Multibot a conçu pour l’entreprise de construction
Deux agents connectés, l’un pour l’automatisation des commandes, l’autre pour la recherche de prix, qui s’appuient sur un enregistrement unique de chaque ligne de matériau et sur les propres données fournisseurs de l’entreprise.
Lecture de documents dans tous les formats
Tableurs, PDF et e-mails enregistrés des négociants sont convertis en lignes structurées, avec le document source conservé à côté.
Suivi des commandes du devis à la facture
Les quantités commandées, confirmées et facturées sont visibles pour chaque ligne de matériau de chaque projet.
Contrôle automatique des factures
La surfacturation et la sous-facturation sont calculées en livres sterling et exportables vers Excel ou CSV pour l’équipe comptable.
Agent de recherche de prix
Retrouve le même produit ou un équivalent dans les tarifs fournisseurs par code et par désignation, et explique pourquoi une ligne n’a pas pu être chiffrée.
Tarification fondée sur des règles
L’IA identifie les produits ; les prix et conditions de compte sont appliqués par des règles fixes, si bien que l’agent ne peut pas modifier ce qui est chiffré.
Tableau de bord multiprojet
Une vue unique du coût chiffré par rapport au coût commandé et facturé, sur l’ensemble des projets.
Portail d’administration
Un portail d’administration qui laisse l’équipe aux commandes
Les deux agents fonctionnent dans un portail d’administration conçu pour les équipes achats, contrats et comptabilité de l’entreprise. Chaque personne dispose de son propre identifiant, et chaque action est consignée dans un historique en langage clair, exportable.
L’équipe gère les fournisseurs, les conditions de compte, les paliers de remise et les versions de tarifs, ajoute de nouveaux tarifs à l’aide d’un assistant guidé et est alertée lorsqu’un tarif n’est plus à jour. Les paramètres, comme les utilisateurs, les plafonds de coût de l’IA et la fraîcheur des tarifs, sont contrôlés par l’entreprise.
- Examiner chaque lecture de document à côté de l’original avant son enregistrement.
- Approuver les résultats de la recherche de prix avant qu’ils n’alimentent un chiffrage, un devis ou un contrat.
- Gérer fournisseurs, conditions de compte et versions de tarifs au même endroit.
- Savoir qui a fait quoi grâce à un historique complet, avec annulation et rétablissement.
- Contrôler les utilisateurs, les plafonds de coût de l’IA et la fraîcheur des tarifs dans les paramètres.
Résultats
Ce que l’entreprise de construction y a gagné
Les coûts des matériaux sont désormais visibles du chiffrage à la facture au même endroit, l’entreprise économise 15 % sur les matériaux, les fournisseurs sont tenus de respecter les prix convenus et les écarts de facturation remontent automatiquement, sans dépendre de contrôles ligne par ligne.
Visibilité
Un enregistrement par ligne de matériau
Les prix du chiffrage, du devis, du contrat, de la commande, de la confirmation et de la facture sont réunis, chacun relié à son document.
Économies
15 % d’économies sur les matériaux
Acheter au meilleur prix disponible et faire respecter les prix convenus par les fournisseurs a réduit les dépenses de matériaux.
Rapidité
Prix fournisseurs comparés en une minute environ
Une liste de près de 500 matériaux est chiffrée sur l’ensemble des tarifs fournisseurs chargés.
Contrôle
Seules les exceptions remontent aux équipes
Les rapprochements incertains et les écarts de facturation sont mis en attente de validation dans le portail d’administration.
Construisez votre propre workflow d’achats
Si les prix des matériaux sont encore vérifiés à la main à chaque étape, des économies vous échappent.
Multibot peut transformer vos chiffrages, tarifs fournisseurs, commandes et factures en agents de commande et de recherche de prix, avec un portail d’administration où votre équipe examine et approuve chaque étape.