Histoire client / Santé
Optima Dental Care
Des questions sur les soins au rendez-vous pris en quelques étapes simples
Le chatbot d’Optima Dental Care propose aux patients un parcours guidé unique : des informations sur le cabinet et les soins, puis une expérience fluide de prise de rendez-vous. Il a augmenté la valeur des rendez-vous pris de plus de £1,500 par semaine en moyenne, tout en aidant le cabinet à relancer les patients qui ont communiqué leurs coordonnées mais quitté le parcours avant de finaliser leur réservation.
- Des réponses utiles avant la réservation. Les patients peuvent poser des questions sur le cabinet et ses soins avant de choisir un rendez-vous.
- Un parcours simple de l’intention au rendez-vous. Un widget conçu pour la prise de rendez-vous guide les patients en quelques étapes claires.
- Les parcours inachevés restent exploitables. Lorsqu’un patient a communiqué ses coordonnées sans prendre rendez-vous, l’équipe d’accueil peut le relancer.
£1,500+/semaine
Hausse hebdomadaire moyenne de la valeur des rendez-vous pris.
Quelques étapes
Un parcours court et ciblé de l’intention du patient au rendez-vous pris.
Informations sur les soins
Les réponses sur le cabinet et les soins sont disponibles dans le même chat.
Prêt pour la relance
Les coordonnées déjà communiquées donnent à l’accueil une possibilité claire de relance.
Inclus dans chaque solution
Chaque solution Multibot est livrée avec son propre portail d’administration
Les agents prennent en charge le travail routinier en arrière-plan. Le portail est l’endroit où votre équipe voit chaque élément traité, examine les exceptions, approuve les modifications et ajuste les paramètres, avec un historique complet de qui a fait quoi.
- Statut en temps réel de chaque élément, de la réception à la clôture
- Exceptions mises en file pour examen et approbation par votre équipe
- Historique complet des actions des agents et de l’équipe
- Utilisateurs, règles et paramètres gérés par votre équipe
Les patients ont besoin de réponses et d’un moyen simple de réserver
Le parcours doit informer, guider et préserver les possibilités de relance
Les patients ne sont pas toujours prêts à choisir immédiatement un rendez-vous. Ils peuvent d’abord avoir besoin d’informations sur le cabinet ou ses soins. Certains commencent aussi une réservation, puis quittent le parcours avant de la finaliser. Optima Dental Care avait besoin d’une expérience unique capable de gérer ces deux situations : répondre aux questions utiles, guider les patients dans la réservation et donner à l’accueil une possibilité claire de relance lorsqu’un parcours s’interrompt.
- Les patients peuvent avoir besoin d’informations sur le cabinet ou les soins avant d’être prêts à choisir un rendez-vous.
- Le passage d’une question à une réservation adaptée doit rester simple et clair.
- Certains patients communiquent des informations utiles, mais quittent le parcours avant de prendre rendez-vous.
- L’accueil a besoin de suffisamment de contexte pour relancer le patient sans lui demander de tout recommencer.
Parcours patient
Comment une question devient un rendez-vous pris
Le chatbot maintient l’information, la réservation et la relance dans un même parcours. Les patients avancent ainsi en quelques étapes claires et l’accueil peut agir lorsqu’un parcours reste inachevé.
Ensemble de fonctionnalités
Ce que Multibot a créé pour Optima Dental Care
La mise en œuvre associe des informations destinées aux patients, une expérience ciblée de prise de rendez-vous et une relance par l’accueil lorsqu’un parcours s’arrête avant sa finalisation.
Informations sur le cabinet et les soins
Répondez aux questions fréquentes sur le cabinet et les soins avant que le patient choisisse un rendez-vous.
Prise de rendez-vous guidée
Faites avancer les patients dans un widget de réservation ciblé en quelques étapes claires.
Informations conservées tout au long du parcours
Conservez les informations déjà communiquées par le patient dans la suite du parcours de réservation.
Relance des réservations inachevées
Donnez à l’accueil une possibilité claire de contacter les patients qui ont communiqué leurs coordonnées sans réserver.
Plus pour le cabinet
Analyse des appels et gestion des stocks pour Optima Dental Care
Le chatbot n’est qu’une partie du dispositif d’Optima Dental Care. La même plateforme transforme les appels de l’accueil en actions de relance et garde les stocks du cabinet sous contrôle, le tout géré depuis le portail d’administration.
Analyse des appels
Les appels enregistrés entre l’accueil et les patients sont transcrits et analysés : le motif de chaque appel, l’issue de la réservation et tout intérêt pour des soins à forte valeur sont consignés au lieu de se perdre dans un journal d’appels. Les données personnelles sont masquées par défaut.
- Les demandes de soins à forte valeur, comme les implants et Invisalign, sont signalées avec leur valeur estimée.
- Les appels sont répartis dans des files d’attente : opportunités, cas urgents, relances, réclamations et qualité des appels.
- Chaque relance a un responsable, une échéance et une étape, afin de manquer moins de patients potentiels intéressés par des soins à forte valeur.
- Les dirigeants du cabinet reçoivent des synthèses quotidiennes et hebdomadaires des points qui nécessitent leur attention.
Gestion des stocks et réapprovisionnement
Une application de gestion des stocks maintient les fournitures de chaque salle de soins au bon niveau, pour que l’équipe passe moins de temps à compter le stock et à préparer les commandes. Elle est actuellement en phase pilote.
- Comptage des stocks par salle, avec des niveaux minimum et cible.
- Scan des codes-barres sur téléphone pour enregistrer les livraisons et les consommations.
- Suivi des lots et des dates de péremption pour les produits périssables.
- Les articles en stock faible sont automatiquement ajoutés à une liste de réapprovisionnement, que l’équipe n’a plus qu’à commander.
Relance par l’accueil
Une réservation inachevée devient une prochaine action claire
Lorsqu’un patient communique ses coordonnées sans finaliser la réservation, le cabinet peut les utiliser pour effectuer une relance téléphonique au bon moment. Au lieu de devenir un abandon anonyme, le parcours reste une opportunité sur laquelle l’équipe d’accueil peut agir.
- Identifiez les parcours patients interrompus avant la finalisation de la réservation.
- Utilisez les coordonnées déjà communiquées pour permettre une relance rapide par l’accueil.
- Conservez le contexte des soins avec l’opportunité de relance.
- Donnez à l’accueil une prochaine action claire plutôt qu’un abandon anonyme.
Résultats
Ce qu’Optima Dental Care a obtenu
Optima Dental Care offre désormais aux patients un parcours connecté, des questions sur les soins à la prise de rendez-vous, avec une valeur des rendez-vous pris en hausse de plus de £1,500 par semaine en moyenne et un parcours de relance clair lorsqu’une démarche reste inachevée.
Valeur des rendez-vous
£1,500+ de valeur de rendez-vous en plus chaque semaine
En moyenne, la valeur des rendez-vous pris augmente de plus de £1,500 chaque semaine.
Parcours patient
Un passage plus fluide de la question au rendez-vous
Les patients passent de réponses utiles à une réservation ciblée au sein du même parcours.
Information
Les informations sur les soins dans le même parcours
Les patients peuvent comprendre les options pertinentes du cabinet et les soins avant de choisir un rendez-vous.
Relance
Les réservations inachevées accessibles à l’accueil
L’accueil peut agir lorsqu’un patient a communiqué ses coordonnées sans finaliser sa réservation.
Créez un parcours patient plus fluide
Si les patients ont besoin de réponses avant d’être prêts à réserver, reliez ces deux moments.
Multibot peut réunir les informations sur le cabinet et les soins, la prise de rendez-vous et la relance par l’accueil dans un même parcours patient.