Réception documentaire à haut volume
Traiter 10,000 pages de preuve de livraison par mois sans obliger l’équipe bureau à ouvrir, trier et préparer chaque fichier manuellement.
Cas client / Logistique
AUTOMATISATION POD MANUSCRITE + TAMPONNÉE
Des documents conducteurs manuscrits aux POD vérifiés et prêts pour le client
DONE Deliveries est une entreprise européenne de logistique spécialisée dans les solutions de transport routier à la demande - des fourgons aux camions porteurs et semi-remorques - en combinant technologie et accompagnement opérationnel de terrain.
DONE Deliveries a transformé un contrôle proof-of-delivery très manuel en workflow d’automatisation contrôlé. Multibot lit les documents conducteurs manuscrits et tamponnés, les vérifie selon les règles de livraison et les enregistrements TMS, et ne transmet à l’équipe que les exceptions à examiner.
- Documents désordonnés en entrée, preuve vérifiée en sortie. Photos, écriture manuscrite, tampons et signatures deviennent des dossiers proof-of-delivery fiables.
- Critères complexes contrôlés automatiquement. Preuves, type de document, champs requis et rapprochements TMS sont validés de façon cohérente.
- L’équipe ne traite que les exceptions. Faible confiance, tampon manquant, illisibilité ou incohérence sont isolés pour revue admin.
TRAITÉES À CE JOUR50 029 pages
Traitées à ce jour par le workflow automatisé.
TRAITÉS AVEC SUCCÈS98,5%
Traités avec succès de bout en bout.
WORKFLOW AUTOMATISÉ100%
Des documents passent par le workflow automatisé.
Inclus dans chaque solution
Chaque solution Multibot est livrée avec son propre portail d’administration
Les agents prennent en charge le travail routinier en arrière-plan. Le portail est l’endroit où votre équipe voit chaque élément traité, examine les exceptions, approuve les modifications et ajuste les paramètres, avec un historique complet de qui a fait quoi.
- Statut en temps réel de chaque élément, de la réception à la clôture
- Exceptions mises en file pour examen et approbation par votre équipe
- Historique complet des actions des agents et de l’équipe
- Utilisateurs, règles et paramètres gérés par votre équipe
Le goulot était la validation manuscrite et tamponnée, pas seulement l’OCR
Chaque page devait être contrôlée selon des règles métier avant d’être fiable
Le défi de DONE Deliveries ne consistait pas simplement à lire du texte sur une page. Les conducteurs envoyaient des photos prises au téléphone de documents de livraison manuscrits et tamponnés dans des formats, qualités et orientations différents. Certains étaient des CMR, tandis que d’autres étaient des pièces de support qui devaient aussi être reconnues, filtrées ou routées correctement.
Avant l’automatisation, l’équipe devait interpréter à la main des documents désordonnés, confirmer les tampons et signatures, identifier les types de documents, rapprocher les données de livraison avec le TMS et décider si chaque enregistrement respectait des critères complexes d’acceptation. Cela créait un goulot administratif répétitif et sujet aux erreurs dans un processus qui devait tourner vite, précisément et à l’échelle mensuelle.
- Les photos envoyées par les conducteurs arrivaient avec une qualité, une orientation, une écriture manuscrite et des tampons variables.
- Le système devait distinguer les CMR des fichiers de support avant d’extraire les champs de livraison manuscrits.
- Tampons, signatures, dates, références, parties et enregistrements TMS devaient satisfaire des critères complexes de validation.
- Tampons manquants, écriture illisible, faible confiance et incohérences devaient remonter comme exceptions admin.
- Les dossiers finaux de preuve de livraison devaient être préparés de manière cohérente pour remise client.
Flux d’automatisation
Comment fonctionne maintenant le workflow
Multibot transforme le travail difficile de validation des documents manuscrits et tamponnés en workflow gouverné. La vue détaillée ci-dessous montre comment les photos conducteurs passent par correction, classification, extraction, contrôle des critères, rapprochement TMS, exceptions et création du dossier proof final.
- 01
Le conducteur soumet les documents de livraison
Les conducteurs envoient les documents de preuve de livraison sous forme de photos, y compris les CMR et fichiers de support associés.
- 02
Réception e-mail et API
Les documents sont reçus via les canaux existants et routés automatiquement dans Multibot.
- 03
Correction et préparation de l’image
Multibot prépare chaque image au traitement, notamment en pivotant les photos mal orientées et en améliorant la lisibilité des documents manuscrits et tamponnés.
- 04
Extraction de l’écriture, des tampons et du document
Le système identifie si le fichier est une CMR ou un autre type de document, puis extrait les champs manuscrits pertinents, les tampons, signatures et preuves de livraison des documents valides.
- 05
Validation complexe, rapprochement TMS et revue admin
Les données extraites sont contrôlées selon les critères requis, les preuves de tampon et signature, et les enregistrements de gestion des transports. Les exceptions, dossiers incertains ou documents non-CMR sont remontés pour revue admin.
- 06
Création du dossier final
Les documents valides et rapprochés sont préparés dans le dossier final de preuve de livraison, prêt pour le client.
Stack de capacités
Ce que Multibot a automatisé pour DONE Deliveries
Ce n’était pas une démo OCR mono-modèle ni un simple script de saisie. Multibot a livré un workflow documentaire de production pour les preuves de livraison manuscrites et tamponnées, couvrant réception, préparation d’image, classification, extraction, validation complexe, rapprochement, gestion des exceptions et visibilité administrative.
Correction d’image avant traitement
Prépare automatiquement les photos envoyées par les chauffeurs en corrigeant l’orientation des images et en améliorant la lisibilité des documents manuscrits et tamponnés avant l’extraction.
Classification CMR et non-CMR
Identifier si chaque document soumis est une CMR ou un autre type, afin que les bons fichiers avancent et que les exceptions soient routées correctement.
Rapprochement et validation TMS
Valider tampons, signatures, références, dates, parties et données de livraison extraites avec les enregistrements transport avant qu’un document soit accepté dans le workflow final.
Isolation des exceptions
Faire remonter tampons manquants, écriture peu claire, dossiers à faible confiance, documents non rapprochés, données manquantes et soumissions non-CMR pour attention admin.
Visibilité du workflow admin
Donner à DONE Deliveries un espace d’administration où l’équipe suit les statuts, révise les exceptions et garde le contrôle du processus complet.
Intelligence du portail
Un espace d’administration au-dessus de l’automatisation
DONE Deliveries n’avait pas seulement besoin d’un traitement en arrière-plan. L’équipe avait besoin d’un moyen de superviser l’automatisation, de comprendre où se trouvaient les documents dans le workflow et d’intervenir uniquement lorsque nécessaire.
Multibot a fourni une couche d’administration où les utilisateurs peuvent suivre la réception documentaire, le statut de traitement, les résultats de classification, les résultats de validation, le rapprochement TMS et les exceptions. L’équipe garde le contrôle complet, avec une visibilité sur chaque dossier - réussi ou échoué - tandis que le système met en évidence les exceptions qui nécessitent une attention humaine.
- Suivre les documents de la réception à la préparation du dossier final.
- Voir si un fichier a été classifié comme CMR ou autre type de document.
- Examiner les résultats de traitement d’image, extraction et rapprochement.
- Identifier les enregistrements non rapprochés, cas à faible confiance et exceptions de revue manuelle.
- Garder le contrôle opérationnel sans revenir à la vérification documentaire par boîte mail.
Témoignage client
“Nous recommanderions volontiers Multibot et explorons déjà de nouveaux projets avec eux.”
Résultats
Ce que DONE Deliveries a récupéré
DONE Deliveries a remplacé les contrôles documentaires manuels et répétitifs par un workflow d’automatisation contrôlé qui traite un volume mensuel élevé, corrige les images envoyées par les conducteurs, lit les preuves CMR manuscrites et tamponnées, valide les enregistrements selon des critères complexes et les données TMS, et donne aux admins une visibilité sur tout le processus.
Traitement
98,5% traités avec succès
Les documents sont traités avec succès de bout en bout dans le workflow automatisé de preuve de livraison.
Échelle
50 029 pages traitées à ce jour
Le workflow absorbe le volume réel de preuve de livraison sans imposer à l’équipe admin de croître au même rythme.
Admin
100% des documents passent par le workflow automatisé
Multibot automatise le processus de preuve de livraison : rotation d’image, identification documentaire, extraction de CMR manuscrite, validation des tampons et signatures, validation TMS et préparation du dossier.
Contrôle
Workflow admin visible
L’équipe peut suivre le statut des documents, revoir les exceptions et suivre chaque enregistrement dans le processus complet.
Prochaines étapes
Multibot peut mapper vos canaux de réception, types de documents, exigences de traitement d’image, règles de rapprochement, seuils d’exception et workflow admin dans une couche opérationnelle unique pour l’automatisation documentaire logistique.