Historia de cliente / Construcción
Gran empresa constructora del Reino Unido
Pedidos de materiales y control de precios que mantienen cada libra a la vista, del presupuesto a la factura
Una gran empresa constructora del Reino Unido destina cerca de dos tercios del valor de cada contrato a materiales; sin embargo, cada precio se fijaba y se volvía a comprobar a mano en varias fases, en hojas de cálculo separadas y con meses de diferencia. Multibot desarrolló una automatización de pedidos que lee los documentos de los proveedores, sigue cada línea de material desde el presupuesto hasta la factura y señala cualquier diferencia respecto al precio acordado, para que los proveedores respeten los precios pactados, junto con un agente buscador de precios que compara las listas de precios de los propios proveedores de la empresa para encontrar la mejor compra. Juntos ahorran un 15% en materiales. Ambos funcionan dentro de un portal de administración donde el equipo revisa, aprueba y controla cada paso.
- Cada precio se sigue a lo largo de todo el ciclo del pedido. Los precios del presupuesto, la oferta, el contrato, la orden de compra, la confirmación de pedido y la factura aparecen juntos en cada línea de material, cada uno vinculado a su documento de origen.
- Las facturas se comprueban automáticamente. Cada factura se asocia al pedido y a la confirmación correctos, incluidos los pedidos facturados en varias facturas, y cualquier diferencia respecto al precio acordado se muestra en libras, para que los proveedores respeten los precios pactados.
- El buscador de precios compara proveedores en cerca de un minuto. Una lista de casi 500 materiales se valora frente a todas las listas de precios de proveedores cargadas, con la opción más barata, un total con un único proveedor y alternativas cercanas.
- Las personas aprueban cada cambio en el portal de administración. Todo aquello de lo que los agentes no están seguros queda pendiente de revisión, y nada se registra en un proyecto sin la aprobación de una persona.
15%
Menor gasto en materiales al comprar al mejor precio disponible y exigir a los proveedores los precios pactados.
43.000+
Precios de 14 proveedores cargados en un único catálogo con búsqueda.
24-27%
Diferencia entre almacenes para productos idénticos, detectada al cotejar las líneas de factura con las listas de precios de los proveedores.
Cerca de un minuto
Para valorar casi 500 materiales en todos los proveedores cargados, frente a unos cuatro minutos en la primera versión.
Incluido en cada solución
Cada solución de Multibot incluye su propio portal de administración
Los agentes hacen el trabajo rutinario en segundo plano. El portal es donde tu equipo ve cada elemento que han gestionado, revisa las excepciones, aprueba cambios y ajusta la configuración, con un historial completo de quién hizo qué.
- Estado en tiempo real de cada elemento, desde la entrada hasta su cierre
- Excepciones en cola para que tu equipo las revise y apruebe
- Historial completo de las acciones de los agentes y del equipo
- Usuarios, reglas y ajustes gestionados por tu equipo
Los precios de los materiales se volvían a introducir y comprobar a mano en cada fase
Los materiales suponen cerca de dos tercios del valor de un contrato, pero nadie podía ver el presupuesto frente a la factura en un solo lugar
Cada precio de material se fijaba cuatro veces, con meses de diferencia, por personas distintas y en hojas de cálculo distintas: en el presupuesto elaborado a partir de los planos, de nuevo al cerrar el contrato, otra vez al emitir los pedidos y enviarlos a los almacenes y, por último, al llegar las facturas.
Las confirmaciones de pedido se revisaban a ojo y las facturas se cotejaban a mano con las líneas de las órdenes de compra, a veces con un solo correo que abarcaba varias obras. Las pequeñas desviaciones de precio se daban por buenas porque no había una forma sencilla de verlas, y nadie tenía una visión consolidada de lo presupuestado frente a lo facturado.
- Los precios de presupuesto, contrato, pedido y factura estaban en hojas de cálculo y sistemas separados.
- Las confirmaciones de pedido y las facturas se revisaban a mano, línea a línea.
- Un mismo producto podía tener precios muy distintos según el almacén.
- No existía una visión única del coste presupuestado frente al facturado por proyecto.
Flujo de automatización
Cómo funcionan ahora los pedidos y el control de precios
Multibot conecta los documentos que el equipo ya recibe con un único registro por línea de material, de modo que precios, pedidos y facturas se comparan automáticamente y solo las excepciones llegan a una persona.
Stack de capacidades
Qué desarrolló Multibot para la empresa constructora
Dos agentes conectados, uno para la automatización de pedidos y otro para la búsqueda de precios, que trabajan a partir de un único registro de cada línea de material y de los propios datos de proveedores de la empresa.
Lectura de documentos en cualquier formato
Hojas de cálculo, PDF y correos guardados de los almacenes se convierten en líneas estructuradas, conservando el documento de origen al lado.
Seguimiento de pedidos de la oferta a la factura
Las cantidades pedidas, confirmadas y facturadas son visibles para cada línea de material de cada proyecto.
Comprobación automática de facturas
La sobrefacturación y la infrafacturación se calculan en libras y pueden exportarse a Excel o CSV para el equipo de contabilidad.
Agente buscador de precios
Encuentra el mismo producto o uno equivalente en las listas de precios de los proveedores por código y descripción, y explica por qué no se ha podido valorar una línea.
Precios basados en reglas
La IA identifica los productos; los precios y las condiciones de cuenta se aplican con reglas fijas, de modo que el agente no puede alterar lo que se valora.
Panel de control multiproyecto
Una única vista del coste presupuestado frente al pedido y al facturado en todos los proyectos.
Portal de administración
Un portal de administración donde el equipo mantiene el control
Ambos agentes funcionan dentro de un portal de administración creado para los equipos de compras, contratos y contabilidad de la empresa. Cada persona tiene su propio acceso, y cada acción queda registrada en un historial en lenguaje claro que se puede exportar.
El equipo gestiona proveedores, condiciones de cuenta, tramos de descuento y versiones de las listas de precios, añade nuevas listas con un asistente guiado y recibe un aviso cuando una lista de precios está desactualizada. Ajustes como los usuarios, los límites de coste de IA y la vigencia de las listas de precios los controla la propia empresa.
- Revisar cada lectura de documento junto al original antes de guardarla.
- Aprobar los resultados del buscador de precios antes de que lleguen a un presupuesto, una oferta o un contrato.
- Gestionar proveedores, condiciones de cuenta y versiones de listas de precios en un solo lugar.
- Ver quién hizo qué en un historial completo, con opciones para deshacer y rehacer.
- Controlar usuarios, límites de coste de IA y vigencia de las listas de precios desde los ajustes.
Resultados
Lo que ha ganado la empresa constructora
Los costes de materiales son ahora visibles del presupuesto a la factura en un solo lugar, la empresa ahorra un 15% en materiales, los proveedores respetan los precios pactados y las discrepancias de facturación aparecen automáticamente, sin depender de comprobaciones línea a línea.
Visibilidad
Un registro por línea de material
Los precios de presupuesto, oferta, contrato, pedido, confirmación y factura están juntos, cada uno vinculado a su documento.
Ahorro
15% de ahorro en materiales
Comprar al mejor precio disponible y exigir a los proveedores los precios pactados ha reducido el gasto en materiales.
Rapidez
Precios de proveedores comparados en cerca de un minuto
Una lista de casi 500 materiales se valora en todas las listas de precios de proveedores cargadas.
Control
Solo las excepciones llegan a las personas
Las asociaciones dudosas y las diferencias de facturación quedan pendientes de revisión en el portal de administración.
Crea tu propio flujo de compras
Si los precios de los materiales se siguen comprobando a mano en cada fase, se están escapando ahorros.
Multibot puede convertir tus presupuestos, listas de precios de proveedores, pedidos y facturas en agentes de pedidos y de búsqueda de precios, con un portal de administración donde tu equipo revisa y aprueba cada paso.