Storia cliente / Edilizia
Grande impresa di costruzioni nel Regno Unito
Ordini di materiali e controllo dei prezzi che tengono visibile ogni sterlina, dalla stima alla fattura
Una grande impresa di costruzioni nel Regno Unito destina ai materiali circa due terzi del valore di ogni contratto, eppure ogni prezzo veniva fissato e ricontrollato a mano in più fasi, in fogli di calcolo separati e a mesi di distanza. Multibot ha realizzato un’automazione degli ordini che legge i documenti dei fornitori, segue ogni riga di materiale dalla stima alla fattura e segnala ogni differenza rispetto al prezzo concordato, così i fornitori rispettano i prezzi pattuiti, insieme a un agente di ricerca prezzi che confronta i listini dei fornitori dell’impresa per individuare l’acquisto più conveniente. Insieme consentono di risparmiare il 15% sui materiali. Entrambi operano all’interno di un portale di amministrazione in cui il team rivede, approva e controlla ogni passaggio.
- Ogni prezzo è tracciato lungo tutto il ciclo dell’ordine. Per ogni riga di materiale, i prezzi di stima, offerta, contratto, ordine d’acquisto, conferma d’ordine e fattura sono affiancati, ciascuno collegato al proprio documento di origine.
- Le fatture vengono verificate automaticamente. Ogni fattura viene abbinata all’ordine e alla conferma corretti, anche quando un ordine è fatturato in più fatture, e ogni differenza rispetto al prezzo concordato è mostrata in sterline, così i fornitori rispettano i prezzi pattuiti.
- La ricerca prezzi confronta i fornitori in circa un minuto. Un elenco di quasi 500 materiali viene prezzato su tutti i listini fornitori caricati, con l’opzione più conveniente, il totale con un unico fornitore e le alternative più vicine.
- Ogni modifica viene approvata da una persona nel portale di amministrazione. Tutto ciò su cui gli agenti non sono certi viene messo in attesa di revisione, e nulla viene registrato in un progetto senza l’approvazione di una persona.
15%
Spesa per i materiali ridotta acquistando al miglior prezzo disponibile e facendo rispettare ai fornitori i prezzi pattuiti.
43.000+
Prezzi di 14 fornitori caricati in un unico catalogo consultabile.
24-27%
Differenza tra rivenditori per prodotti identici, rilevata confrontando le righe di fattura con i listini dei fornitori.
Circa un minuto
Per prezzare quasi 500 materiali su tutti i fornitori caricati, rispetto ai circa quattro minuti della prima versione.
Incluso in ogni soluzione
Ogni soluzione Multibot include il proprio portale di amministrazione
Gli agenti svolgono il lavoro di routine in background. Il portale è il luogo in cui il team vede ogni elemento gestito, rivede le eccezioni, approva le modifiche e regola le impostazioni, con uno storico completo di chi ha fatto cosa.
- Stato in tempo reale di ogni elemento, dalla ricezione al completamento
- Eccezioni in coda per la revisione e l’approvazione del team
- Uno storico completo delle azioni degli agenti e del team
- Utenti, regole e impostazioni gestiti dal vostro team
I prezzi dei materiali venivano reinseriti e ricontrollati a mano in ogni fase
I materiali valgono circa due terzi di un contratto, ma nessuno poteva confrontare stima e fattura in un unico punto
Ogni prezzo di materiale veniva fissato quattro volte, a mesi di distanza, da persone diverse in fogli di calcolo diversi: nella stima ricavata dai disegni, di nuovo alla firma del contratto, ancora all’emissione degli ordini ai rivenditori e infine all’arrivo delle fatture.
Le conferme d’ordine venivano controllate a occhio e le fatture abbinate a mano alle righe degli ordini d’acquisto, a volte con una sola email relativa a più cantieri. Piccoli scostamenti di prezzo venivano accettati perché non c’era un modo semplice per vederli, e nessuno aveva una visione complessiva del costo stimato rispetto a quello fatturato.
- I prezzi di stima, contratto, ordine e fattura erano sparsi tra fogli di calcolo e sistemi separati.
- Conferme d’ordine e fatture venivano controllate a mano, riga per riga.
- Prodotti identici potevano avere prezzi molto diversi da un rivenditore all’altro.
- Mancava una visione unica del costo stimato rispetto a quello fatturato per ogni progetto.
Flusso di automazione
Come funzionano oggi ordini e controlli dei prezzi
Multibot collega i documenti che il team già riceve a un unico record per ogni riga di materiale, così prezzi, ordini e fatture vengono confrontati automaticamente e solo le eccezioni arrivano a una persona.
Stack di capacità
Cosa ha realizzato Multibot per l’impresa di costruzioni
Due agenti collegati, uno per l’automazione degli ordini e uno per la ricerca prezzi, che lavorano su un unico record di ogni riga di materiale e sui dati fornitori dell’impresa.
Lettura dei documenti in ogni formato
Fogli di calcolo, PDF ed email salvate dei rivenditori vengono trasformati in righe strutturate, conservando accanto il documento di origine.
Tracciamento degli ordini dall’offerta alla fattura
Le quantità ordinate, confermate e fatturate sono visibili per ogni riga di materiale di ogni progetto.
Controllo automatico delle fatture
Le fatturazioni in eccesso e in difetto sono calcolate in sterline e possono essere esportate in Excel o CSV per l’amministrazione contabile.
Agente di ricerca prezzi
Trova lo stesso prodotto o un equivalente nei listini dei fornitori per codice e descrizione, e spiega perché una riga non ha potuto essere prezzata.
Prezzi basati su regole
L’AI identifica i prodotti; prezzi e condizioni commerciali sono applicati con regole fisse, quindi l’agente non può modificare ciò che viene prezzato.
Dashboard multi-progetto
Un’unica vista del costo stimato rispetto a quello ordinato e fatturato su tutti i progetti.
Portale di amministrazione
Un portale di amministrazione in cui il team mantiene il controllo
Entrambi gli agenti operano all’interno di un portale di amministrazione progettato per il team acquisti, contratti e contabilità dell’impresa. Ogni persona ha il proprio accesso e ogni azione viene registrata in uno storico in linguaggio semplice, esportabile.
Il team gestisce fornitori, condizioni commerciali, fasce di sconto e versioni dei listini, aggiunge nuovi listini con una procedura guidata e riceve un avviso quando un listino non è aggiornato. Impostazioni come utenti, limiti di costo dell’AI e aggiornamento dei listini sono gestite dall’impresa.
- Rivedere ogni lettura di documento accanto all’originale prima che venga salvata.
- Approvare i risultati della ricerca prezzi prima che entrino in una stima, un’offerta o un contratto.
- Gestire fornitori, condizioni commerciali e versioni dei listini in un unico punto.
- Vedere chi ha fatto cosa in uno storico completo, con annulla e ripristina.
- Controllare utenti, limiti di costo dell’AI e aggiornamento dei listini nelle impostazioni.
Risultati
Cosa ha ottenuto l’impresa di costruzioni
I costi dei materiali sono ora visibili dalla stima alla fattura in un unico punto, l’impresa risparmia il 15% sui materiali, i fornitori rispettano i prezzi pattuiti e le discrepanze in fattura emergono automaticamente, senza dipendere da controlli riga per riga.
Visibilità
Un unico record per ogni riga di materiale
Prezzi di stima, offerta, contratto, ordine, conferma e fattura sono riuniti, ciascuno collegato al proprio documento.
Risparmi
15% di risparmio sui materiali
Acquistare al miglior prezzo disponibile e far rispettare ai fornitori i prezzi pattuiti ha ridotto la spesa per i materiali.
Velocità
Prezzi dei fornitori confrontati in circa un minuto
Un elenco di quasi 500 materiali viene prezzato su tutti i listini fornitori caricati.
Controllo
Solo le eccezioni arrivano alle persone
Abbinamenti incerti e differenze di fatturazione restano in attesa di revisione nel portale di amministrazione.
Crea il tuo workflow di approvvigionamento
Se i prezzi dei materiali vengono ancora controllati a mano in ogni fase, i risparmi vi sfuggono.
Multibot può trasformare stime, listini dei fornitori, ordini e fatture in agenti per gli ordini e la ricerca prezzi, con un portale di amministrazione in cui il vostro team rivede e approva ogni passaggio.