Kundenstory / Bauwesen
Große Bauorganisation in Großbritannien
Materialbestellung und Preisprüfung, die jedes Pfund sichtbar machen - von der Kalkulation bis zur Rechnung
Eine große Bauorganisation in Großbritannien gibt rund zwei Drittel des Werts jedes Auftrags für Material aus. Trotzdem wurde jeder Materialpreis auf mehreren Stufen von Hand festgelegt und erneut geprüft, in getrennten Tabellen und mit Monaten dazwischen. Multibot hat eine Bestellautomatisierung gebaut, die Lieferantendokumente ausliest, jede Materialposition von der Kalkulation bis zur Rechnung verfolgt und jede Abweichung vom vereinbarten Preis markiert, damit Lieferanten ihre vereinbarten Preise einhalten. Dazu kommt ein Preisfinder-Agent, der die eigenen Lieferantenpreislisten der Organisation vergleicht, um den günstigsten Einkauf zu finden. Zusammen sparen sie 15% bei den Materialkosten. Beide laufen in einem Admin-Portal, in dem das Team jeden Schritt prüft, freigibt und steuert.
- Jeder Preis wird über den gesamten Bestellzyklus verfolgt. Preise aus Kalkulation, Angebot, Vertrag, Bestellung, Auftragsbestätigung und Rechnung stehen für jede Materialposition nebeneinander, jeweils verknüpft mit dem Quelldokument.
- Rechnungen werden automatisch geprüft. Rechnungen werden der richtigen Bestellung und Bestätigung zugeordnet, auch wenn eine Bestellung über mehrere Rechnungen abgerechnet wird, und jede Abweichung vom vereinbarten Preis wird in Pfund ausgewiesen, damit Lieferanten ihre vereinbarten Preise einhalten.
- Der Preisfinder vergleicht Lieferanten in etwa einer Minute. Eine Liste mit fast 500 Materialien wird gegen jede geladene Lieferantenpreisliste bepreist - mit der günstigsten Option, einer Gesamtsumme bei einem einzigen Lieferanten und naheliegenden Alternativen.
- Menschen geben jede Änderung im Admin-Portal frei. Alles, worin sich die Agenten nicht sicher sind, wird zur Prüfung zurückgehalten, und nichts wird ohne Freigabe durch einen Menschen in ein Projekt übernommen.
15%
Geringere Materialausgaben, weil zum besten verfügbaren Preis eingekauft wird und Lieferanten ihre vereinbarten Preise einhalten müssen.
43.000+
Preise von 14 Lieferanten in einem durchsuchbaren Katalog.
24-27%
Preisunterschied zwischen Händlern für identische Produkte, festgestellt beim Abgleich von Rechnungspositionen mit Lieferantenpreislisten.
Etwa eine Minute
Um fast 500 Materialien bei allen geladenen Lieferanten zu bepreisen - statt rund vier Minuten in der ersten Version.
In jeder Lösung enthalten
Jede Multibot-Lösung bringt ihr eigenes Admin-Portal mit
Die Agenten erledigen die Routinearbeit im Hintergrund. Im Portal sieht Ihr Team jeden bearbeiteten Vorgang, prüft die Ausnahmen, gibt Änderungen frei und passt Einstellungen an - mit einer vollständigen Historie, wer was getan hat.
- Live-Status jedes Vorgangs, vom Eingang bis zum Abschluss
- Ausnahmen in der Warteschlange zur Prüfung und Freigabe durch Ihr Team
- Vollständige Historie aller Aktionen von Agenten und Team
- Nutzer, Regeln und Einstellungen in der Hand Ihres Teams
Materialpreise wurden auf jeder Stufe von Hand neu erfasst und geprüft
Material macht rund zwei Drittel des Auftragswerts aus, doch niemand sah Kalkulation und Rechnung an einem Ort
Jeder Materialpreis wurde viermal festgelegt, mit Monaten dazwischen, von verschiedenen Personen in verschiedenen Tabellen: in der Kalkulation auf Basis der Zeichnungen, erneut bei Vertragsabschluss, noch einmal beim Erstellen und Versenden der Bestellungen an die Händler und schließlich beim Eingang der Rechnungen.
Auftragsbestätigungen wurden nach Augenmaß geprüft, und Rechnungen wurden den Bestellpositionen von Hand zugeordnet - teils deckte eine einzige E-Mail mehrere Baustellen ab. Kleine Preisabweichungen wurden hingenommen, weil es keine einfache Möglichkeit gab, sie zu erkennen, und niemand hatte einen zusammengefassten Überblick darüber, was kalkuliert und was tatsächlich in Rechnung gestellt wurde.
- Preise aus Kalkulation, Vertrag, Bestellung und Rechnung lagen in getrennten Tabellen und Systemen.
- Auftragsbestätigungen und Rechnungen wurden Position für Position von Hand geprüft.
- Identische Produkte konnten bei verschiedenen Händlern sehr unterschiedlich bepreist sein.
- Es gab keine gemeinsame Sicht auf kalkulierte gegenüber in Rechnung gestellten Kosten je Projekt.
Automatisierungsablauf
So laufen Bestellung und Preisprüfung heute
Multibot führt die Dokumente, die das Team ohnehin erhält, in einem Datensatz pro Materialposition zusammen. So werden Preise, Bestellungen und Rechnungen automatisch abgeglichen, und nur die Ausnahmen landen bei einem Menschen.
Capability Stack
Was Multibot für die Bauorganisation gebaut hat
Zwei verbundene Agenten für Bestellautomatisierung und Preisfindung, die mit einem Datensatz für jede Materialposition und den eigenen Lieferantendaten der Organisation arbeiten.
Dokumente in jedem Format auslesen
Tabellen, PDFs und gespeicherte E-Mails von Händlern werden in strukturierte Positionen überführt, das Quelldokument bleibt daneben verfügbar.
Bestellverfolgung vom Angebot bis zur Rechnung
Bestellte, bestätigte und in Rechnung gestellte Mengen sind für jede Materialposition in jedem Projekt sichtbar.
Automatische Rechnungsprüfung
Über- und Unterberechnungen werden in Pfund berechnet und lassen sich für die Buchhaltung nach Excel oder CSV exportieren.
Preisfinder-Agent
Findet dasselbe oder ein gleichwertiges Produkt in den Lieferantenpreislisten anhand von Artikelnummer und Beschreibung und erklärt, warum eine Position nicht bepreist werden konnte.
Regelbasierte Preisermittlung
Die KI identifiziert Produkte; Preise und Kontokonditionen werden nach festen Regeln angewendet, sodass der Agent nicht verändern kann, was bepreist wird.
Projektübergreifendes Dashboard
Eine Sicht auf kalkulierte gegenüber bestellten und in Rechnung gestellten Kosten über alle Projekte hinweg.
Admin-Portal
Ein Admin-Portal, in dem das Team die Kontrolle behält
Beide Agenten laufen in einem Admin-Portal, das für das Einkaufs-, Vertrags- und Buchhaltungsteam der Organisation gebaut wurde. Jede Person hat ein eigenes Login, und jede Aktion wird in einer leicht verständlichen, exportierbaren Historie festgehalten.
Das Team verwaltet Lieferanten, Kontokonditionen, Rabattstaffeln und Preislistenversionen, fügt neue Preislisten mit einem geführten Assistenten hinzu und wird gewarnt, wenn eine Preisliste veraltet ist. Einstellungen wie Nutzer, KI-Kostenlimits und die Aktualität der Preislisten steuert die Organisation selbst.
- Jedes ausgelesene Dokument neben dem Original prüfen, bevor es gespeichert wird.
- Ergebnisse des Preisfinders freigeben, bevor sie in eine Kalkulation, ein Angebot oder einen Vertrag einfließen.
- Lieferanten, Kontokonditionen und Preislistenversionen an einem Ort verwalten.
- In einer vollständigen Historie sehen, wer was getan hat - mit Rückgängig und Wiederherstellen.
- Nutzer, KI-Kostenlimits und Aktualität der Preislisten in den Einstellungen steuern.
Ergebnisse
Was die Bauorganisation gewonnen hat
Materialkosten sind jetzt von der Kalkulation bis zur Rechnung an einem Ort sichtbar, die Organisation spart 15% bei den Materialkosten, Lieferanten müssen ihre vereinbarten Preise einhalten, und Rechnungsabweichungen werden automatisch erkannt, statt auf Prüfungen Position für Position angewiesen zu sein.
Transparenz
Ein Datensatz pro Materialposition
Preise aus Kalkulation, Angebot, Vertrag, Bestellung, Bestätigung und Rechnung stehen zusammen, jeweils mit dem zugehörigen Dokument verknüpft.
Einsparungen
15% Einsparung bei Materialkosten
Der Einkauf zum besten verfügbaren Preis und die Bindung der Lieferanten an vereinbarte Preise senken die Materialausgaben.
Tempo
Lieferantenpreise in etwa einer Minute verglichen
Eine Liste mit fast 500 Materialien wird gegen jede geladene Lieferantenpreisliste bepreist.
Kontrolle
Nur Ausnahmen landen bei Menschen
Unsichere Zuordnungen und Abrechnungsdifferenzen werden im Admin-Portal zur Prüfung zurückgehalten.
Bauen Sie Ihren eigenen Beschaffungsworkflow
Wenn Materialpreise noch auf jeder Stufe von Hand geprüft werden, gehen Einsparungen verloren.
Multibot kann Ihre Kalkulationen, Lieferantenpreislisten, Bestellungen und Rechnungen in Bestell- und Preisfinder-Agenten überführen - mit einem Admin-Portal, in dem Ihr Team jeden Schritt prüft und freigibt.