Kundenstory / Medizin
Optima Dental Care
Von Fragen zur Behandlung zum gebuchten Termin in wenigen einfachen Schritten
Der Chatbot von Optima Dental Care führt Patienten durch einen zusammenhängenden Prozess: Er informiert über die Praxis und Behandlungen und leitet anschließend durch eine reibungslose Terminbuchung. Dadurch ist der Wert gebuchter Termine im Schnitt um mehr als £1,500 pro Woche gestiegen. Zugleich unterstützt er die Praxis beim Nachfassen, wenn jemand Kontaktdaten hinterlässt, die Buchung jedoch nicht abschließt.
- Hilfreiche Antworten vor der Buchung. Patienten können sich über die Praxis und ihre Behandlungen informieren, bevor sie einen Termin auswählen.
- Ein einfacher Weg vom Anliegen zum Termin. Ein eigens entwickeltes Buchungs-Widget führt Patienten in wenigen klaren Schritten durch den Prozess.
- Unvollständige Vorgänge bleiben bearbeitbar. Wenn ein Patient Kontaktdaten hinterlassen, aber keinen Termin gebucht hat, kann die Rezeption nachfassen.
£1,500+/Woche
Durchschnittliche wöchentliche Steigerung des Werts gebuchter Termine.
Wenige Schritte
Ein kurzer, fokussierter Weg vom Anliegen des Patienten zum gebuchten Termin.
Behandlungsinformationen
Antworten zur Praxis und zu Behandlungen sind im selben Chat verfügbar.
Nachfassbereit
Bereits geteilte Kontaktdaten geben der Rezeption eine klare Möglichkeit zum Nachfassen.
In jeder Lösung enthalten
Jede Multibot-Lösung bringt ihr eigenes Admin-Portal mit
Die Agenten erledigen die Routinearbeit im Hintergrund. Im Portal sieht Ihr Team jeden bearbeiteten Vorgang, prüft die Ausnahmen, gibt Änderungen frei und passt Einstellungen an - mit einer vollständigen Historie, wer was getan hat.
- Live-Status jedes Vorgangs, vom Eingang bis zum Abschluss
- Ausnahmen in der Warteschlange zur Prüfung und Freigabe durch Ihr Team
- Vollständige Historie aller Aktionen von Agenten und Team
- Nutzer, Regeln und Einstellungen in der Hand Ihres Teams
Patienten brauchen Antworten und einen einfachen Weg zur Buchung
Der Prozess muss informieren, führen und Möglichkeiten zum Nachfassen erhalten
Patienten sind nicht immer sofort bereit, einen Termin auszuwählen. Möglicherweise benötigen sie zunächst Informationen über die Praxis oder ihre Behandlungen. Manche beginnen außerdem eine Buchung, schließen sie aber nicht ab. Optima Dental Care benötigte ein Erlebnis für beide Wege: hilfreiche Fragen beantworten, Patienten durch die Buchung führen und der Rezeption eine klare Möglichkeit zum Nachfassen geben, wenn ein Vorgang abbricht.
- Patienten benötigen möglicherweise Informationen über die Praxis oder Behandlungen, bevor sie einen Termin auswählen können.
- Der Weg von einer Frage zur passenden Buchung muss einfach und verständlich bleiben.
- Manche Patienten teilen nützliche Angaben, verlassen den Prozess aber vor Abschluss der Terminbuchung.
- Die Rezeption braucht ausreichend Kontext, um nachzufassen, ohne den Patienten erneut von vorn beginnen zu lassen.
Patientenreise
Wie aus einer Frage ein gebuchter Termin wird
Der Chatbot hält Information, Buchung und Nachverfolgung miteinander verbunden. So können Patienten in wenigen klaren Schritten vorankommen und die Rezeption kann handeln, wenn ein Vorgang unvollständig bleibt.
Funktionsumfang
Was Multibot für Optima Dental Care entwickelt hat
Die Umsetzung verbindet patientenorientierte Informationen, eine fokussierte Terminbuchung und das Nachfassen durch die Rezeption, wenn ein Vorgang vor dem Abschluss abbricht.
Informationen zu Praxis und Behandlungen
Beantworten Sie häufige Fragen zur Praxis und zu Behandlungen, bevor ein Patient einen Termin auswählt.
Geführte Terminbuchung
Führen Sie Patienten in wenigen klaren Schritten durch ein fokussiertes Buchungs-Widget.
Angaben bleiben im gesamten Prozess erhalten
Halten Sie bereits geteilte Patienteninformationen mit dem weiteren Buchungsweg verbunden.
Nachfassen bei unvollständigen Buchungen
Geben Sie der Rezeption eine klare Möglichkeit, Patienten zu kontaktieren, die Angaben geteilt, aber nicht gebucht haben.
Mehr für die Praxis
Anrufanalyse und Lagerverwaltung für Optima Dental Care
Der Chatbot ist nur ein Teil der Lösung von Optima Dental Care. Dieselbe Plattform macht aus Anrufen an der Rezeption konkrete Nachfassaufgaben und hält den Materialbestand der Praxis im Griff. Beides wird im Admin-Portal verwaltet.
Anrufanalyse
Aufgezeichnete Gespräche zwischen Rezeption und Patienten werden transkribiert und analysiert. So werden der Grund jedes Anrufs, das Buchungsergebnis und jedes Interesse an Behandlungen mit hohem Wert erfasst, statt in einem Anrufprotokoll unterzugehen. Personenbezogene Daten werden standardmäßig ausgeblendet.
- Anfragen zu Behandlungen mit hohem Wert, etwa Implantate und Invisalign, werden mit ihrem geschätzten Wert markiert.
- Anrufe werden in Warteschlangen für Chancen, dringende Fälle, Nachfassaktionen, Beschwerden und Gesprächsqualität einsortiert.
- Jede Nachfassaufgabe hat eine verantwortliche Person, ein Fälligkeitsdatum und eine Phase, sodass weniger Interessenten für Behandlungen mit hohem Wert übersehen werden.
- Praxisinhaber erhalten tägliche und wöchentliche Zusammenfassungen dessen, was Aufmerksamkeit erfordert.
Lagerverwaltung und Nachbestellung
Eine Lager-App hält den Materialbestand jedes Behandlungsraums auf dem richtigen Niveau, sodass das Team weniger Zeit mit Bestandszählungen und der Vorbereitung von Bestellungen verbringt. Sie befindet sich derzeit in der Pilotphase.
- Bestandszählung pro Raum mit Mindest- und Zielbeständen.
- Barcode-Scan per Smartphone, um Lieferungen einzubuchen und den Verbrauch zu erfassen.
- Nachverfolgung von Chargen und Verfallsdaten für Material mit begrenzter Haltbarkeit.
- Artikel mit niedrigem Bestand werden automatisch auf eine Nachbestellliste gesetzt, die das Team nur noch bestellen muss.
Nachfassen durch die Rezeption
Eine unvollständige Buchung wird zur klaren nächsten Aufgabe
Wenn ein Patient Angaben hinterlässt, die Buchung aber nicht abschließt, kann die Praxis diese Informationen für einen zeitnahen Rückruf nutzen. Statt als anonymer Abbruch zu enden, bleibt der Vorgang eine Chance, auf die das Rezeptionsteam reagieren kann.
- Erkennen Sie, welche Patientenprozesse vor Abschluss der Buchung endeten.
- Nutzen Sie bereits geteilte Kontaktdaten für einen zeitnahen Anruf der Rezeption.
- Halten Sie den Behandlungskontext mit der Möglichkeit zum Nachfassen verbunden.
- Geben Sie der Rezeption eine klare nächste Aufgabe statt eines anonymen Abbruchs.
Ergebnisse
Was Optima Dental Care dadurch gewonnen hat
Optima Dental Care bietet Patienten jetzt einen durchgängigen Weg von Fragen zur Behandlung bis zur Terminbuchung. Dabei steigt der Wert gebuchter Termine im Schnitt um mehr als £1,500 pro Woche, und unvollständige Vorgänge erhalten einen klaren Weg für das Nachfassen.
Terminwert
£1,500+ mehr Terminwert pro Woche
Im Durchschnitt steigt der Wert gebuchter Termine jede Woche um mehr als £1,500.
Patientenreise
Ein reibungsloserer Weg von der Frage zum Termin
Patienten wechseln im selben Prozess von hilfreichen Antworten zu einer fokussierten Buchung.
Information
Behandlungsinformationen im selben Prozess
Patienten können sich über relevante Praxis- und Behandlungsoptionen informieren, bevor sie einen Termin auswählen.
Nachverfolgung
Unvollständige Buchungen für die Rezeption verfügbar
Die Rezeption kann handeln, wenn ein Patient Kontaktdaten geteilt, die Buchung aber nicht abgeschlossen hat.
Eine reibungslosere Patientenreise schaffen
Wenn Patienten Antworten brauchen, bevor sie zur Buchung bereit sind, sollten beide Momente verbunden sein.
Multibot kann Informationen über Praxis und Behandlungen, Terminbuchung und das Nachfassen durch die Rezeption in einer Patientenreise verbinden.